Ventas
Existen cuatro formas en que los productos pueden ser añadidos a la venta:
1. Por medio de un lector de códigos de barra.
2. Tecleando el código de barras, código del producto o por el nombre del producto.
3. Puede ser seleccionado de las listas categorías y productos.
4. Por mediante el buscador se puede agregar el resultado.
En la cancelación, el producto se regresa al stock, no se registra ningún cobro, pero si se registra el monto que fue cancelado, de este modo el total de cancelaciones es mostrado en los reportes.
Se permiten los siguientes métodos de pago, los cuales pueden combinarse pagando una parte de la venta con cada uno de ellos.
- Efectivo en moneda nacional.
- Efectivo en una segunda moneda, como por ejemplo en dólares.
- Tarjeta de crédito.
- Crédito de la tienda.
- Monedero electrónico.
Los clientes registrados deben de identificarse durante la venta para recibir los beneficios, como precio especial, descuento, monedero electrónico etc. El sistema cuenta con varios métodos de identificación.
- Simplemente seleccionándolo de la lista de clientes.
- Tecleando su número de cliente.
- Mediante su huella digital.
- Utilizando una tarjeta de cliente, la cual deberá de contar con un código de barra que lo identifique.
Como medida de seguridad las opciones 1 y 2 no están disponibles cuando se opta por usar el método 3 o 4.
La opción 1 y 2 puede estar disponible con la opción 4 cuando el usuario que inicie el sistema sea un encargado o administrador.
Se permite seleccionar al vendedor a quien se le asignará la venta, esto es útil cuando se tienen varios vendedores y una sola caja.
Esta opción puede ser desactivada y las ventas se le asignan al usuario que inició el sistema.
Permite consultar un ticket antes de reimprimirlo, se muestra información de los productos vendidos, fecha, cliente, total de la venta.
El sistema cuenta con tres métodos de facturación.
- Factura Electrónica. (Requiere comprar folios)
- Factura con código bidimensional.
- Formato de factura pre impreso.
Permite reimprimir cualquier tipo de factura.
Se permite escribir un comentario sobre el motivo de la cancelación de la venta.
En una devolución, el producto se regresa al stock, pero además lo que pago el cliente se le bonifica en su monedero electrónico.
Cuando la venta fue a un cliente no registrado la devolución no es posible, a menos que el cliente se registre, de este modo el sistema permitirá asignarle la venta al nuevo cliente, y este obtendrá el reembolso en monedero electrónico.
Permite crear un documento de cotización rápidamente, se genera a partir de los productos seleccionados en la pantalla de ventas. La cotización puede ser impresa o exportada a un archivo PDF.
Se permite escribir un comentario propio para cada cotización.
Puede establecer un mensaje para que aparezcan en todas las cotizaciones.
Se aplican los precios y descuentos bajo los siguientes criterios.
- Precio de promoción en los productos.
- Según el tipo de cliente el sistema le asignará automáticamente el precio a cada producto.
- Cada cliente puede tener asignado un descuento adicional al precio de venta que le corresponde.
Los usuarios del tipo encargado y administrador pueden modificar el precio de venta del siguiente modo:
- Descuento por porcentaje en cada producto.
- Modificación del precio directamente en la venta.
Los vendedores también pueden usar estos dos modos solo si se activa la opción correspondiente en la configuración del sistema.
Cuenta con un módulo concreto para pagar parcial o totalmente las ventas que fueron realizadas por medio del crédito de la tienda.
En caso de tener varias ventas con adeudo, se permite abonar de forma individual a cada una.
Permite ver un historial de los abonos realizados y el adeudo a la fecha en que se realizó el abono.
Compras
Orden de Compra
Permite verificar que el stock del sistema sea correcto y realizar los ajustes que sean necesarios.
El módulo de inventario cuenta con las siguientes características:
Realiza inventarios por categoría.
Muestra el total de ventas, entradas, ajustes y devoluciones hechas en cada producto en un rango de fechas dado.
Muestra el stock que había en el inventario anterior para cada producto.
Registra la fecha de último inventario en cada categoría, para ser utilizado automáticamente como punto de partida en el siguiente.
Calcula el costo y total de piezas de faltantes o excedentes.
Permite indicar un comentario para indicar la razón de alguna diferencia del stock al realizar el ajuste.
Permite consultas de los ajustes de cambio de stock realizados, indicando la fecha, el usuario que lo realizó, el cambio realizado y sus comentarios.
El ajuste de stock actualiza el stock en el catálogo de productos.
Permite indicarle al sistema el stock real que se contabilizó físicamente desde un archivo de una hoja de cálculo *.
* Se utiliza un sistema independiente que puede ser copiado en una o más computadoras, el cual por medio de lecturas de códigos, o códigos de barra puede contabilizar la existencia real, y este genera un archivo que será importado al sistema para actualizar los stocks.
Conteo Rápido
Permite consultar el stock total de productos registrados en el sistema.
Esta utilidad ayuda a realizar un conteo de un grupo de productos similares y compararlo con el stock del sistema. Esto generalmente es más rápido que hacerlo de forma individual. (Ejemplo contar todos los cuadernos sin importar la marca o modelo)
Con el fin de establecer únicamente los productos de interés, se permite aplicar filtros por categoría, o escribiendo parte del nombre o código del producto.
Además del total de stock de los productos que se hayan encontrado después de filtrarlos, el sistema automáticamente muestra la suma del stock de los productos que se tengan seleccionados.
Promociones
Volumen de venta: La promoción aplica cuando se compra más de x cantidad de producto.
Descuento directo: Siempre aplica la promoción.
X por Y: Por X productos solo se pagan Y
Cantidad vendida: Por cada x cantidad de productos se aplica una promoción.
Las promociones pueden ser configuradas para aplicarse solo a clientes registrados, solo a clientes no registrados o a todos.
Las promociones pueden aplicarse a una categoría, a un solo producto o a todos.
Opcionalmente puede preguntar si desea aplicarse la promoción en cada venta, o aplicarla de forma automática sin preguntarle al usuario del sistema.
Checado de horarios
Es una utilidad básica que permite registrar la hora de entrada y salida de los empleados.
Por medio del nombre de usuario y contraseña permite registrar la hora de entrada y salida.
Si se cuenta con un lector de huella digital, los empleados deberán de checar su entrada y salida con su huella.
Catálogos
Los productos deben estar registrados en el catálogo de productos para poder venderlos.
Se manejan dos tipos de productos con características especiales, los servicios y los kits.
Un kit, el cual está conformado de varios productos que se venden en conjunto a un precio definido, el kit puede ser armado indicando al sistema que productos y en qué cantidad lo componen, un kit tiene asignado un nombre, código de producto, código de barra y precios independiente de los productos que contiene.
Un Servicio, es igual que un producto normal con la única diferencia que este no tiene un stock.
Puede utilizar la cantidad de precios que desee para cada producto. Si un precio tiene el mismo nombre que un tipo de cliente, este se le asignará automáticamente en las ventas. Ejemplo: un precio con nombre amigo en el producto X, Cuando un cliente del tipo amigo compre el producto X recibirá el precio de amigo.
Los atributos que se manejan en los productos son los siguientes:
Nombre
Código
Código de barra
Categoría
Tipo (Producto, Kit, Servicio)
Proveedor
Stock mínimo
Stock actual
Precio de compra
Precio de venta
Precio especial
Monedero electrónico
De forma complementaria se puede utilizar los siguientes:
Unidad de medida (Pieza, Caja, etc.)
Descripción larga
Consejos para el producto
Fotografía
Opcionalmente se puede utilizar los siguientes atributos adicionales:
Marca
Estilo
Color
Talla
De modo informativo en este catálogo se muestra la cantidad de piezas que se encuentran apartadas para cada producto.
- Nombre
- Dirección
- Colonia
- Fecha de nacimiento
- Teléfono
- Celular
- País
- Estado
- Ciudad
- R.F.C
- IVA
- Número de cliente
- Tipo de cliente *
- Crédito máximo
- Descuento
- Anotaciones
De modo informativo se muestran los siguientes datos:
- Adeudo
- Monedero Electrónico
- Total de compras en los últimos días, donde los días pueden ser ajustados directamente.
* En el sistema están definidos los siguientes tipos de clientes: Público, Frecuente, Profesional, Estudiante, Distribuidor, Amigo, Sucursal.
Si se cuenta con un lector de huella digital, se puede registrar la huella del cliente. Se requiere un lector de huella de la marca Digital Persona.
En caso de tener configuradas sucursales puede seleccionar en cuales desea realizar los cambios.
- Nombre del proveedor
- Nombre del contacto
- Dirección
- Ciudad
- País
- Teléfono
- Anotaciones
Datos de contacto adicional
- Nombre
- Dirección
- Teléfono
Información fiscal del proveedor
- RFC
- Razón social
- Banco
- Clave
Permite especificar si el proveedor maneja sus precios en dólares, de este modo en el módulo de compras el sistema hará la conversión del total en pesos automáticamente.
- Marca
- Estilos
- Colores
- Tallas
Reportes
En caso de tener sucursales configuradas en el sistema podrá seleccionar a cual desea realizar la consulta.
El sistema cuenta con los siguientes reportes:
Ventas
- Por día: Muestra un listado de todos los productos vendidos en el rango de fechas.
- Por cliente: Total de ventas realizadas a cada uno de los clientes en el rango de fechas, esto es útil para encontrar quienes son los mejores clientes.
- Por producto: Total de productos vendidos en el rango de fechas, útil para encontrar cuáles productos son los mejor vendidos.
- Por vendedor: Total vendido por cada vendedor en el rango de fechas.
- Por proveedor: Muestra un listado de los productos vendidos en el rango de fechas agrupado por proveedor, totalizando el total vendido por cada grupo.
- Ventas por empleados: Muestra las ventas realizadas por cada empleado, muestra número de ticket, cliente, total de la venta entre otros datos.
- Compras de Clientes: Permite consultar las ventas realizadas al cliente seleccionado en el rango de fechas, muestra fechas de compra, productos comprados.
- Cortes de Caja: Permite consultar la información sobre los cortes de caja en el rango de fechas.
- Entradas – Salidas de efectivo: Consulta la información sobre las entradas y salidas de efectivo, muestra fecha, usuario responsable, comentarios, total en efectivo.
- Historial de compras: Permite consultar el total de compras realizadas en el rango de fechas.
- Producción: Muestra un reporte de los productos producidos en el rango de fecha, la materia prima utilizada y el costo.
- Devoluciones: Reporte de las devoluciones realizadas en el rango de fechas.
- Horarios: Listado de entradas y salidas de cada usuario en el sistema.
- Tickets cancelados: Muestra cuáles tickets fueron cancelados y el motivo de cancelación.
- Clientes con adeudo: Listado de los clientes que actualmente tienen adeudo.
- Clientes activos: Listado de todos los clientes y su información básica.
- Inventario valorado: Permite consultar el inventario valorado actual, muestra stock de cada producto y calcula los costos.
- Préstamos:
- Utilidad bruta: Calcula el total de ventas, compras y su diferencia en el rango de fechas.
- Utilidad por producto: Consulta los productos vendidos en el rango de fechas, calcula el precio de compra y venta y muestra la utilidad por cada producto vendido.
- Facturas: Muestra un listado con las ventas facturadas.
- Lista de precios: Listado de los productos mostrando todos los precios disponibles para cada uno.{/tabs}
Orden de Compra
Existen cuatro métodos de crear una orden de compra:
1.Agregando directamente los productos a la lista.
2.Usando el asistente, el sistema verificara que productos están debajo del stock mínimo y los agregara automáticamente a la lista, la cual puede ser modificada manualmente.
3.Puede usar el asistente para resurtir únicamente los productos que vendió en un tiempo determinado, por ejemplo en los últimos 7 días y que están por debajo del mínimo.
4.Con el botón “Productos proveedor” le mostrara la lista completa de productos que maneja el proveedor seleccionado y usted podrá seleccionar los que desee agregar a la orden de compra.
Utilizando los métodos dos y tres opcionalmente puede seleccionar al proveedor con el cual desea hacer su orden de compra, de este modo el sistema únicamente verificara la existencia baja de productos que correspondan al proveedor seleccionado. Las órdenes de compra pueden ser impresa o exportada a un archivo PDF o a una hoja de cálculo la cual puede ser enviada por correo.
Las órdenes de compra son registradas en el sistema con un numero de orden de compra y la fecha, pueden ser modificadas o eliminadas siempre y cuando aun no se le haya dado entrada a la compra, de otro modo, solo podrá ser consultada.
Préstamos y Traspasos
El módulo de préstamos y traspasos permite llevar un registro de lo que se le presta a otras sucursales, se genera información como fecha, productos, cantidades, quien recibe, quien realiza el préstamo.
La información es almacenada para que al momento de que se regrese los productos este pueda entrar al stock sin capturar los datos de nuevo
Las sucursales que estén funcionando en la nube, podrán dar entrada a los productos automáticamente al recibirlos únicamente seleccionado quien envía y el número de préstamo o traspaso.
Apartados
- El enganche es del 30% y puede ser modificado directamente si es necesario.
- El enganche se reparte en partes iguales para abonar cada producto.
- En los abonos de apartados, se puede abonar de forma independiente a cada producto, con el fin de sacar del apartado el producto que más le interese al cliente.
- El cliente puede decidir cuánto desea abonar y el sistema reparte de forma automática la cantidad entre los productos.
- Un mismo cliente puede tener varios apartados con fechas de vencimiento distintas.
- Un apartado puede ser cancelado, y opcionalmente se le puede bonificar el enganche como monedero electrónico.
- En el abono de apartados, muestra fecha del préstamo, enganche, fecha de vencimiento, total del apartado, total abonado y resto por pagar.
- Muestra el resto por pagar y el total pagado individualmente por producto.
- Opción de reimprimir tickets del apartado.
Cuenta con los siguientes filtros para organizar los apartados, se muestra información general de apartado y en detalle los productos que pertenecen al apartado.
- Apartados activos: Apartados con saldo pendiente por pagar.
- Apartados por vencer: Apartados con menos de una semana por vencer y tienen saldo pendiente por pagar.
- Apartados Vencidos: Apartados en que la fecha de vencimiento ha pasado.
- Apartados inactivos: Apartados cancelados que pudieran aún tener un saldo pendiente.
- Apartados entregados completos: Apartados que fueron liquidados y entregados correctamente.
Inventario
El módulo de inventario cuenta con las siguientes características:
- Realiza inventarios por categoría.
- Muestra el total de ventas, entradas, ajustes y devoluciones hechas en cada producto en un rango de fechas dado.
- Muestra el stock que había en el inventario anterior para cada producto.
- Registra la fecha de último inventario en cada categoría, para ser utilizado automáticamente como punto de partida en el siguiente.
- Calcula el costo y total de piezas de faltantes o excedentes.
- Permite indicar un comentario para indicar la razón de alguna diferencia del stock al realizar el ajuste.
- Permite consultas de los ajustes de cambio de stock realizados, indicando la fecha, el usuario que lo realizó, el cambio realizado y sus comentarios.
- El ajuste de stock actualiza el stock en el catálogo de productos.
- Permite indicarle al sistema el stock real que se contabilizó físicamente desde un archivo de una hoja de cálculo *.
* Se utiliza un sistema independiente que puede ser copiado en una o más computadoras, el cual por medio de lecturas de códigos, o códigos de barra puede contabilizar la existencia real, y este genera un archivo que será importado al sistema para actualizar los stocks.
Conteo Rápido
Permite consultar el stock total de productos registrados en el sistema.
Esta utilidad ayuda a realizar un conteo de un grupo de productos similares y compararlo con el stock del sistema. Esto generalmente es más rápido que hacerlo de forma individual. (Ejemplo contar todos los cuadernos sin importar la marca o modelo)
Con el fin de establecer únicamente los productos de interés, se permite aplicar filtros por categoría, o escribiendo parte del nombre o código del producto.
Además del total de stock de los productos que se hayan encontrado después de filtrarlos, el sistema automáticamente muestra la suma del stock de los productos que se tengan seleccionados.
Administración de Precios
Cuenta con un módulo de administración de precios en el cual se pueden ajustar de forma masiva o individual los distintos precios y el monedero electrónico que ofrece cada producto.
Permite filtrar los productos por categoría, código o por nombre del producto.
Permite seleccionar un precio base para calcular un porcentaje, sumar o restar una cantidad.
Administra de un solo lugar los precios en todas las sucursales que seleccione.
Si se desea actualizar precios de productos en alguna sucursal en que este no exista, el sistema puede darlo de alta automáticamente.
Cierre de Caja
Este módulo permite consultar información actual relativa a las entradas y salidas de dinero.
Se muestran los siguientes datos básicos.
- Fecha y hora del últimocierre de caja
- Inicio de caja
- Salida de efectivo
- Entrada de efectivo
- Total de Pagos en efectiv
- En pesos
- En dólares
- Total de efectivo en caja
Como información adicional
- Cancelado
- Devuelto
- Desglose de pagos en efectivo
- Ventas en efectivo
- Abonos
- Pago de apartados
- Desglose de pagos con crédito
- Ventas a crédit
- Pago con monedero electrónico
- Pago con tarjeta de crédito
- Venta total
Se toman en cuenta los movimientos realizados después del último cierre de caja.
Se permite retirar la cantidad de efectivo que se desee, el resto del efectivo queda registrado como el inicio de caja para el próximo cierre.
Se imprime un ticket en el cual se muestran todos los datos relevantes.
Los cierres de caja se pueden realizar en cualquier momento, incluso pueden ser varios en el mismo día.
El sistema registra fecha de inicio, fecha de cierre, totales de entradas y salidas de efectivo, totales de pagos, total retirado, y el usuario del sistema que realizó el retiro, esta información puede ser consultada en los reportes.
Producción
Permite registrar la elaboración de productos a partir de otros productos que se manejan como materia prima, y así mantener un control del stock de forma correcta.
Cuenta con las siguientes características.
Cualquier producto registrado en el catálogo de productos puede ser utilizado como materia prima o como producto producido.
Los productos producidos pueden ser utilizados a la vez como materia prima.
La cantidad de productos utilizados como materia prima es restado de su stock.
La cantidad de producto producido es sumado a su stock.
El sistema calcula los costos de producción a partir de los precios de compra de los productos utilizados.
Permite especificar la cantidad de producto producido de forma manual.
Permite escribir observaciones por cada producción.
Puede consultar reportes de las producciones por rango de fecha, donde se indica el producto producido y la cantidad, el material utilizado, costo total, fecha, hora y el usuario responsable.
Salida o Entrada de Efectivo
Es un módulo básico en el cual se permite registrar una entrada o salida de efectivo de la caja.
Permite seleccionar el tipo de movimiento, sacar o meter dinero a la caja.
Permite teclear la cantidad directamente.
Permite escribir un comentario.
Automáticamente se registra al usuario que inició el sistema como responsable, se registra la fecha y hora.
Se imprime un ticket como comprobante.
Los movimientos de efectivo realizados aquí se ven reflejados en el cierre de caja y que afectan el total de efectivo en caja.
Configuración
Usuarios: Permite administrar a los usuarios del sistema, asignarles su rol, contraseña.
- Categorías: Catálogo de categorías.
- Base de datos: Conexión a la base de datos del sistema, la cual puede estar en local o en un servidor remoto.
- General: Información básica de la empresa, cotización del dólar.
- Ticket: Permite asignar la impresora de ticket predeterminada, configurar la cabecera y pie de página del ticket.
- Sucursales: Permite administrar las conexiones a las base de datos de las sucursales.
- Otras configuraciones: Contiene una variedad de opciones para configurar los permisos de cambio de precio, mostrar o no módulos como el de ordenes de servicios, prestamos, producción.
- Imágenes: Permite personalizar el logotipo de su empresa.
- Factura: Permite seleccionar el tipo de factura que se utilizara.
Ordenes de Servicios
El módulo de órdenes de servicio permite registrar cualquier tipo de aparato, prenda o artículo para su reparación, mantenimiento o servicio.
Cuenta con las siguientes características.
Los clientes nuevos son registrados en el sistema directamente desde este módulo.
En caso de clientes ya registrados se muestra un listado con su historial de órdenes de servicio.
Se permite un pago por adelantado como anticipo.
Las órdenes de servicio pueden estar en uno de los siguientes tres estados; Pendientes por reparar, Pendientes por entregar y Entregados.
Se utilizan códigos de colores para identificar fácilmente el estado en que se encuentra cada orden.
Se permiten registrar varios artículos en una sola orden de servicio con indicaciones individuales.
Permite imprimir un par de hojas de servicio, una para el cliente como comprobante y otra para el técnico con las indicaciones.
El técnico puede escribir un diagnóstico final después de revisar el artículo y asignarle el costo final.
Cualquier usuario del sistema puede consultar el estado actual para informarle al cliente.
Reporte general de artículos pendientes por reparar, pendientes por entregar y entregados en los últimos 30 días
Otras
- Consulta de órdenes de compra desde la matriz o bodega.
- Administración directa de tienda en línea.
- Cálculo de comisiones a vendedores.
- Registro de pagos de nómina.
- Pagos y cuentas por pagar a proveedores.
- Múltiples cajas.
- Gestión de productos y precios en otras sucursales de modo centralizado.
